Dataskyddsmeddelande

Här läser du mera om Svenska handelshögskolans studentkårs dataskyddspolicy och hur
vi hanterar personuppgifter.

I denna dataskyddspolicy beskriver vi hur Svenska handelshögskolans studentkår
samlar in, behandlar och överlåter personuppgifter. Här berättar vi också vem du kan
kontakta om du har frågor gällande dina personuppgifter.

1.Dataskyddspolicy för Svenska Handelshögskolans Studentkår

Dataskyddspolicyn gäller för hantering av personuppgifter med SHS som
personuppgiftsansvarig på webbplatser, kommunikation samt vid evenemang.

Huvudprincipen är att behandlingen av personuppgifter bör vara laglig, korrekt och
öppen för att skydda den registrerades rättigheter.

2. Hur behandlar vi personuppgifter?

All behandling av personuppgifter sker i enlighet med gällande och tillämplig
lagstiftning om personuppgifter vilket även inkluderar den EU:s allmänna
dataskyddsförordning.

I det fall vi använder oss av underleverantör eller partner för att behandla
personuppgifter, s.k. personuppgiftbiträden, sluter vi avtal för att försäkra oss om att
behandlingen uppfyller samma krav som beskrivs i denna policy.

Vi skyddar de personuppgifter som vi hanterar med hjälp av informationssäkerhet som
baserar sig på riskbedömning. Hanteringen skyddas också genom att följa god praxis
som baserar sig på beskrivningar och anvisningar.

Genom inbyggt dataskydd strävar vi efter att ta hänsyn till de registrerades rättigheter
redan när vi tar i bruk IT-tjänster och processer. Kravet på dataskydd som standard
uppfyller vi genom att inte behandla personuppgifter i onödan.

Ifall det trots allt skulle ske en personuppgiftsincident anmäler vi detta till studentkårens
generals, och meddelar även dig ifall incidenten innebär en stor risk. Ta alltid kontakt
med SHS generalsekreterare, gensek@shs.fi, ifall det har skett en personuppgiftsincident eller om det finns en misstanke eller hög risk för att personuppgifter skulle läcka ut på ett otillbörligt sätt.

3. Vilka personuppgifter samlar vi in?

På våra webbplatser samlar vi generellt in information om din IP-adress och annan
information om din session, men denna information kopplas inte till din person. Om du
har loggar in som användare på våra webbplatser skapas det spår av vad du läser och
skriver.

För kommunikation med dig samlar vi in din postadress och e-postadress. Om du är i
styrelsen eller anställd på studentkåren samlar vi in och behandlar dina personuppgifter
på ett sätt som är föreskrivet för arbetsgivare.

3.1 Personuppgifter som du tillhandahåller

När du anmäler dig till ett evenemang, bokar en plats, anmäler ditt intresse för en
förtroendepost eller undertecknar ett avtal med SHS kommer du att bli ombedd att
lämna nödvändig information.

Denna information kan inkludera:

Studentnummer
Namn
E-post och annan kontaktinformation
Information om dieter och allergier
Kontonummer
Förfrågan om bordsplacering
Medlemskap i och/eller förtroendeuppdrag inom en eller flera föreningar
Annan information som du har tillhandahållit eller som har lämnats ut med ditt
samtycke

3.2 Personuppgifter som lämnats till SHS

Enligt universitetslagen 558/2009 (46 §) är alla studerande vid ett universitet som har
antagits för att studera för en lägre eller högre universitetsexamen, med undantag för
studerande som deltar i uppdragsutbildning, medlemmar i studentkåren. Universitetet
övervakar att medlemsavgiften betalas.

För att kontrollera kårmedlemskap har SHS tillgång till Svenska Handelshögskolans
(Hankens) studeranderegister. De personuppgifter i Hankens studeranderegister som
SHS har tillgång till är:

Studentnummer
Namn
Kontaktuppgifter (telefonnummer, postadress)
Närvarostatus / Medlemskapsstatus i studentkår
Fakultetstillhörighet
SHS har inte tillgång till kontaktuppgifter för personer med skyddad identitet.
SHS kan inte redigera uppgifterna i Hankens studeranderegister.

4. För vilka ändamål behandlar vi personuppgifter?

På våra webbplatser samlar vi in uppgifter för att anpassa tjänsten till dina önskemål
och val. Vi behöver dina kontaktuppgifter och vissa bakgrundsuppgifter om dig för att kunna
kommunicera med dig på bästa sätt. För att du skall kunna bedriva studier på Hanken registrerar vi dina kontaktuppgifter, din närvaro och dina studieprestationer. Om du är anställd på Hanken samlar vi in lagliga uppgifter av dig som anställd.

4.1 Kontroll av studentkårsmedlemskap

I enlighet med Universitetslagen 558/2009 (46 §) är alla studerande vid ett universitet
som har antagits för att avlägga lägre eller högre högskoleexamen medlemmar i
studentkåren.

Svenska handelshögskolan förser studentkåren med studentregister, där det framgår
namn, studentnummer, kontaktuppgifter och närvarostatus i studentkåren.

4.2 Ordnande av evenemang

SHS tar emot personliga anmälningar både till evenemang som arrangeras enbart av
SHS och till evenemang som arrangeras i samarbete med andra parter. SHS skickar
även ut inbjudningar till vissa evenemang.

4.3 Rekrytering och kommunikation

SHS uppgift är att utse studentrepresentanter till olika arbetsgrupper och organ inom
och utanför Hanken. Eftersom SHS är intresseorganisationen för studerande vid
Hanken, ansvarar SHS också för att informera valda studentrepresentanter om frågor
som berör dem i deras uppdrag.

4.4 Bokning av utrymmen

SHS hyr ut bostäder och sociala utrymmen. SHS lånar även ut utrustning.

5.Hur skyddar vi dina personuppgifter?

SHS lämnar inte ut personuppgifter till tredje part.

6.När raderar vi personuppgifter?

Vi kan radera dina personuppgifter på begäran ifall uppgifterna gäller marknadsföring
eller alumnverksamhet. Om du är eller har varit anställd på SHS, har vi en lagstadgad
skyldighet att bevara uppgifter. Ansökningar som skickats i mötesmaterial, raderas inte.
Ansökningar som skickats in, men som inte är en del av mötesmaterial, uppmanas att
raderas efter ansökningsprocessen.

6.1 Överlåtelse av personuppgifter

Vi överlåter inte dina uppgifter åt tredje part ifall det inte är fråga om ett
personuppgiftsbiträde. Vi överför inte dina uppgifter till ett tredje land som inte ger ett
likvärdigt skydd för dina personuppgifter.

7. Rätt till information och rätt att inge klagomål

Du har rätt att få information om och inge klagomål över hur dina personuppgifter
behandlas. Ta i första hand kontakt med studentkårens generalsekreterare,
gensek@shs.fi eller studentkårens ordförande, ordforande@shs.fi.

8. Ändringar i dataskyddspolicy

Studentkåren utvecklas och vill utveckla sin verksamhet. Därmed uppdateras dataskyddspolicy i
takt med utvecklingen. Vi uppmanar att kontinuerligt kolla dataskyddspolicy för att se de möjliga
förändringarna som gjorts.