Dataskyddsmeddelande
Här läser du mera om Svenska handelshögskolans studentkårs dataskyddspolicy och hur vi hanterar personuppgifter.
I denna dataskyddspolicy beskriver vi hur Svenska handelshögskolans studentkår samlar in, behandlar och överlåter personuppgifter. Här berättar vi också vem du kan kontakta om du har frågor gällande dina personuppgifter.
1.Dataskyddspolicy för Svenska Handelshögskolans Studentkår
Dataskyddspolicyn gäller för hantering av personuppgifter med SHS som personuppgiftsansvarig på webbplatser, kommunikation samt vid evenemang. Huvudprincipen är att behandlingen av personuppgifter bör vara laglig, korrekt och öppen för att skydda den registrerades rättigheter.
2.Hur behandlar vi personuppgifter?
All behandling av personuppgifter sker i enlighet med gällande och tillämplig lagstiftning om personuppgifter vilket även inkluderar den EU:s allmänna dataskyddsförordning.
I det fall vi använder oss av underleverantör eller partner för att behandla personuppgifter, s.k. personuppgiftbiträden, sluter vi avtal för att försäkra oss om att behandlingen uppfyller samma krav som beskrivs i denna policy.
Vi skyddar de personuppgifter som vi hanterar med hjälp av informationssäkerhet som baserar sig på riskbedömning. Hanteringen skyddas också genom att följa god praxis som baserar sig på beskrivningar och anvisningar.
Genom inbyggt dataskydd strävar vi efter att ta hänsyn till de registrerades rättigheter redan när vi tar i bruk IT-tjänster och processer. Kravet på dataskydd som standard uppfyller vi genom att inte behandla personuppgifter i onödan.
Ifall det trots allt skulle ske en personuppgiftsincident anmäler vi detta till studentkårens generals, och meddelar även dig ifall incidenten innebär en stor risk. Ta alltid kontakt med SHS generalsekreterare, gensek@shs.fi, ifall det har skett en
personuppgiftsincident eller om det finns en misstanke eller hög risk för att personuppgifter skulle läcka ut på ett otillbörligt sätt.
3.Vilka personuppgifter samlar vi in?
På våra webbplatser samlar vi generellt in information om din IP-adress och annan information om din session, men denna information kopplas inte till din person. Om du har loggar in som användare på våra webbplatser skapas det spår av vad du läser och skriver.
För kommunikation med dig samlar vi in din postadress och e-postadress. Om du är i styrelsen eller anställd på studentkåren samlar vi in och behandlar dina personuppgifter på ett sätt som är föreskrivet för arbetsgivare.
3.1 Personuppgifter som du tillhandahåller
När du anmäler dig till ett evenemang, bokar en plats, anmäler ditt intresse för en förtroendepost eller undertecknar ett avtal med SHS kommer du att bli ombedd att lämna nödvändig information.
Denna information kan inkludera:
Studentnummer
Namn
E-post och annan kontaktinformation
Information om dieter och allergier
Kontonummer
Förfrågan om bordsplacering
Medlemskap i och/eller förtroendeuppdrag inom en eller flera föreningar
Annan information som du har tillhandahållit eller som har lämnats ut med ditt samtycke
3.2 Personuppgifter som lämnats till SHS
Enligt universitetslagen 558/2009 (46 §) är alla studerande vid ett universitet som har antagits för att studera för en lägre eller högre universitetsexamen, med undantag för studerande som deltar i uppdragsutbildning, medlemmar i studentkåren. Universitetet övervakar att medlemsavgiften betalas.
För att kontrollera kårmedlemskap har SHS tillgång till Svenska Handelshögskolans (Hankens) studeranderegister. De personuppgifter i Hankens studeranderegister som SHS har tillgång till är:
Studentnummer
Namn
Kontaktuppgifter (telefonnummer, postadress)
Närvarostatus / Medlemskapsstatus i studentkår
Fakultetstillhörighet
SHS har inte tillgång till kontaktuppgifter för personer med skyddad identitet. SHS kan inte redigera uppgifterna i Hankens studeranderegister.
4.För vilka ändamål behandlar vi personuppgifter?
På våra webbplatser samlar vi in uppgifter för att anpassa tjänsten till dina önskemål och val.
Vi behöver dina kontaktuppgifter och vissa bakgrundsuppgifter om dig för att kunna kommunicera med dig på bästa sätt.
För att du skall kunna bedriva studier på Hanken registrerar vi dina kontaktuppgifter, din närvaro och dina studieprestationer.
Om du är anställd på Hanken samlar vi in lagliga uppgifter av dig som anställd.
4.1 Kontroll av studentkårsmedlemskap
I enlighet med Universitetslagen 558/2009 (46 §) är alla studerande vid ett universitet som har antagits för att avlägga lägre eller högre högskoleexamen medlemmar i studentkåren.
Svenska handelshögskolan förser studentkåren med studentregister, där det framgår namn, studentnummer, kontaktuppgifter och närvarostatus i studentkåren.
4.2 Ordnande av evenemang
SHS tar emot personliga anmälningar både till evenemang som arrangeras enbart av SHS och till evenemang som arrangeras i samarbete med andra parter. SHS skickar även ut inbjudningar till vissa evenemang.
4.3 Rekrytering och kommunikation
SHS uppgift är att utse studentrepresentanter till olika arbetsgrupper och organ inom och utanför Hanken. Eftersom SHS är intresseorganisationen för studerande vid Hanken, ansvarar SHS också för att informera valda studentrepresentanter om frågor som berör dem i deras uppdrag.
4.4 Bokning av utrymmen
SHS hyr ut bostäder och sociala utrymmen. SHS lånar även ut utrustning.
5.Hur skyddar vi dina personuppgifter?
SHS lämnar inte ut personuppgifter till tredje part.
6.När raderar vi personuppgifter?
Vi kan radera dina personuppgifter på begäran ifall uppgifterna gäller marknadsföring eller alumnverksamhet. Om du är eller har varit anställd på SHS, har vi en lagstadgad skyldighet att bevara uppgifter. Ansökningar som skickats i mötesmaterial, raderas inte. Ansökningar som skickats in, men som inte är en del av mötesmaterial, uppmanas att raderas efter ansökningsprocessen.
6.1 Överlåtelse av personuppgifter
Vi överlåter inte dina uppgifter åt tredje part ifall det inte är fråga om ett personuppgiftsbiträde. Vi överför inte dina uppgifter till ett tredje land som inte ger ett likvärdigt skydd för dina personuppgifter.
7. Rätt till information och rätt att inge klagomål
Du har rätt att få information om och inge klagomål över hur dina personuppgifter behandlas. Ta i första hand kontakt med studentkårens generalsekreterare, gensek@shs.fi eller studentkårens ordförande, ordforande@shs.fi.
8. Ändringar i dataskyddspolicy
Studentkåren utvecklas och vill utveckla sin verksamhet. Därmed uppdateras dataskyddspolicy i takt med utvecklingen. Vi uppmanar att kontinuerligt kolla dataskyddspolicy för att se de möjliga förändringarna som gjorts.